PRAVIDLA – Administrativní styl

Jako máme různé styly oblékání, tak máme i v češtině pro psaní textů různé funkční styly – stejně jako nemůžeme jít k maturitě v pyžamu, nemůžeme ani napsat úřední dopis plný rýmů a nářečních výrazů. Právě na styl náležící úřednímu dopisu, tedy styl administrativní, se v tomto článku zaměříme.

K čemu administrativní styl slouží?

Styl administrativní. Úřední. Jednací. Je víceméně jedno, jak jej nazveme, funkci má stále stejnou – je to styl textů, které obvykle slouží k jednání s někým, s kým se autor osobně nezná, obvykle se zástupcem nějakého úřadu, případně firmy.

Jedná se o styl poměrně mladý, v minulosti byl součástí stylu odborného, z nějž se postupem času vyčlenil. Dává tedy smysl, že je, podobně jako právě styl odborný, zaměřen především na fakta a jejich ideálně nejstručnější předání druhé straně.

Základními znaky jsou především výstižnost, přehlednost a jednotnost.

Jak by měl vypadat?

Nejdůležitějším faktorem je pravděpodobně právě jednotnost. U textů tohoto typu bývá zvykem především jednotná forma. Je dobré, když příjemce už na první pohled pozná, o jaký dokument se jedná. Kdyby vypadal každý dokument jinak, adresát by jej musel číst podrobněji a doba jeho vyřízení, která nám mnohdy už tak připadá dlouhá, by mnohonásobně vzrostla.

Myslete tedy na to, že v tomto případě strukturu textu dodržujete především pro své vlastní dobro – není to tedy pouhý výmysl někoho, kdo se nudil, ač se to tak může na první pohled zdát.

Administrativní styl a formuláře

V dnešní době už na spoustu věcí existují formuláře, a pokud tomu tak je, doporučuje se skutečně formulář využít – minimalizuje chybovost a úředníkům se rychleji zpracovává. Přesto je ale dobré vědět, jak přesně který dokument psát, ne všude formuláře mají připravené. Může se i stát, že právě vy budete muset formulář vytvořit.

Struktura

Struktura se text od textu liší, zpravidla tyto dokumenty obsahují datum, adresy obou aktérů, název, oslovení, text a rozloučení/poděkování. To je asi nejnápadnějším znakem tohoto stylu – u většiny ostatních je zvykem pouze nadpis a samotný text, není třeba nikoho oslovovat, píšeme-li odborný nebo umělecký text.

Jazyk a styl

Pokud jde o sdělení samotné, mělo by být přesné, stručné a heslovité – tak jako nemá příjemce čas trávit minuty nad zjišťováním účelu dokumentu, nemá čas číst ani několikastránkové elaboráty. Pokud o něco žádáte, zkrátka o to požádejte, nevysvětlujte, proč na to máte nárok.

Nebrečte, že text není dostatečně umělecký – administrativní styl obsahuje časté fráze a klišé, aniž by to byla chyba. Nacházíme se zde ve sféře, kde všechna originalita a osobitost správně ustupuje do pozadí, výsledný dojem by to totiž zkazilo.

Doporučuje se tedy užívat jazyk, kterému bude rozumět každý – spisovný, neutrální a čitelný. Citové zabarvení vám uškodí, zkratkami, použijete-li je správně, naopak nic nezkazíte. Zkrátka se psaním zkuste přiblížit robotovi a oddálit člověku s emocemi a uměleckými sklony.

Které útvary do administrativního stylu patří?

Jak již bylo řečeno, mezi tyto slohové útvary patří texty sloužící pro oficiální komunikaci, mimo ně pak i texty s oznamovací nebo dokumentační funkcí. Takovými útvary jsou zejména:

• oznámení, hlášení a zpráva,
• zápis,
• protokol,
• smlouva,
• různé formuláře,
• žádost,
• úřední dopis,
• posudek.