Slohový útvar – Administrativní texty (oficiální dopis, žádost)

Administrativní texty společně s motivačním dopisem patří do té skupiny slohových útvarů, které využijeme nejen ve škole, ale i ve skutečném životě, především v komunikaci s úřady a dalšími oficiálními orgány. Je proto dobré se je naučit obzvlášť dobře, jelikož v budoucnu to může ušetřit spoustu potřebného času (protože kdo má v dospělosti čas se učit, jak se něco píše?) a nepříjemností (za hlupáka kvůli neschopnosti napsat oficiální text asi nikdo být nechceme).

Kde využíváme administrativní styl?

Administrativní texty mají společnou jednu důležitou vlastnost – slouží k jednání s oficiálními orgány a každý z nich má svou určitou funkci. Mají proto svou jednotnou strukturu, která se musí dodržovat, aby adresát hned pochopil, co se mu dostalo do rukou. Na úřadech by panoval mnohem větší zmatek, kdyby se příjemce až po dočtení deseti stránek dozvěděl, že se k němu nedostal popis domu, ale žádost o povolení ke stavbě.

Ve všech případech se jedná o informativní styl, jehož hlavním znakem je komunikace věcná, tedy zaměřená na prosté sdělení fakt. Je to styl čistě objektivní, zjednodušeně řečeno nikoho nezajímá autor ani příjemce, nemají se sebou žádný osobní vztah.

Mezi takové texty patří například hlášení, vysvědčení, smlouva… nebo třeba oficiální dopis a žádost, které si rozebereme podrobněji, a to proto, že zejména s těmito dvěma texty se můžete setkat u maturity.

Oficiální dopis

Oficiální dopis slouží ke komunikaci s institucí či spíše se zástupcem instituce (ředitelem, úředníkem, vedoucím…), obvykle tedy s někým, koho neznáme nebo je nám nějakým způsobem nadřazený – musíme k němu tedy chovat určitou míru respektu.

Struktura

Oficiální dopis není oficiálním dopisem, pokud neobsahuje následující náležitosti:

• Adresa odesílatele – uvádí se jako první, nahoře.
• Adresa příjemce – píše se hned pod adresu odesílatele.
• Místo a datum – místo se uvádí v 1. pádě a nepíše se za ním čárka:

V Praze 1. 1. 2018
Praha, 1. 1. 2018
Praha 1. 1. 2018

• Předmět – heslovitě.
• Oslovení – v 5. pádě (Vážený pane Nováku):

– Neznáme-li příjemce, píšeme „Vážená paní, vážený pane“ nebo „Vážení“,
– za oslovením se vždy píše čárka – text pod ním tedy začíná malým písmenem.

• Text – rozdělený do odstavců.
• Rozloučení a podpis – rozloučení se zpravidla píše na jeden řádek a podpis na další, platí ale, že za rozloučením (je-li nevětné) se nepíše čárka (jako např. u oslovení):

špatně:

S pozdravem,
Anna Nováková

správně:

S pozdravem
Anna Nováková

Jazyk

Podstatou dopisu je adresátovi sdělit nějaké informace – nejlépe stručně, věcně a bez emocí. Jazyk by tedy měl být spisovný, jednoduchý a neutrální. Vhodné jsou spíše krátké věty a stejně tak odstavce. Celý text by neměl přesáhnout jednu stránku.

Vzhledem k tomu, že často skutečně neznáte člověka, který dopis bude číst, byste se měli vyvarovat odbornějších termínů, zkratek a slangových výrazů, kterým by nemusel rozumět.

Shrnutí:

• Oficiální dopis musí obsahovat adresy obou stran, místo a datum, předmět, oslovení, text a podpis,
• neměl by přesáhnout jednu stránku, píše se tedy stručně a věcně,
• jazyk by měl být spisovný a neutrální.

Žádost

V dnešní době už u většiny žádostí existují vzory, které si můžeme stáhnout, vytisknout či jinak sehnat a pouze do nich vyplnit požadované údaje. Není to však pravidlem, je proto dobré umět žádost napsat i bez vzoru, kdyby náhodou nebyl k dispozici.

Žádost je v mnohém podobná oficiálnímu dopisu (prakticky se dá říci, že svým způsobem jde o druh oficiálního dopisu), na rozdíl od toho bývá ale kratší.

Struktura

Každá žádost musí stejně jako jiné oficiální dokumenty obsahovat:

• Jméno a adresu žadatele – opět nahoře, na prvním místě.
• Jméno a adresu adresáta.
• Místo a datum – i zde v 1. pádě a bez čárky.
• Nadpis – obvykle „Žádost o…“, někdy se stává, že se za nadpisem objeví tečka (Žádost o uvolnění z tělesné výchovy.) – z toho si příklad rozhodne neberte, protože je to špatně, nadpis není věta, tečka tam tedy nemá co dělat.
• Oslovení.
• Text žádosti – velice stručně napíšete, o co žádáte, není třeba se obhajovat, vysvětlovat, proč to chcete apod.
• Poděkování, rozloučení a podpis.

Součástí žádosti mohou být, někdy jsou dokonce vyloženě požadovány, i různé přílohy – např. zprávy od lékaře, žádáte-li o nějaké úlevy ze zdravotních důvodů. Rozhodně tedy nebudete do těla dopisu psát, o tom, jak je vám špatně, protože to by vám celkem k ničemu nebylo – toto zkrátka není jedna z těch komunikačních oblastí, kde můžete zkusit hrát na city. Svůj zdravotní stav ovšem musíte doložit fakticky, tedy nejčastěji lékařskou zprávou.

Jazyk

Stejně jako u oficiálního dopisu platí, že text by měl být stručný a věcný – v tomto případě snad ještě víc. Žádost je možné napsat jednou nebo dvěma větami, není třeba ji rozepisovat, vysvětlovat či obhajovat. Samozřejmě pokud píšete žádost u maturity, kde musíte dosáhnout na minimální limit, budete ji mít asi delší. Pamatujte ovšem na to, že v praktickém životě to tak být nemusí. Obecně platí, že čím stručněji to dokážete říct, tím lépe.

Vrstva jazyka i v tomto případě musí být spisovná a neutrální – bez odborných termínů či zkratek. Snažíte se být především přesní a srozumitelní.

Shrnutí:

• Žádost musí obsahovat adresy obou aktérů, místo a datum, nadpis, oslovení, text a rozloučení,
• čím stručnější a věcnější, tím lepší,
• v dopise se neobhajujete a nevypisujete své důvody, přikládají se k němu ale zprávy od příslušných odborníků, na jejichž základě žádost sepisujete,
• jazyk má být neutrální, spisovný, jednoduchý.